Как проверить подлинность электронного документа РЖД?

J_MoToR

Вопрос очень интересный, поднят моей женой (бухгалтером):

У нас раз в два года оплачивается проезд в отпуск.
Покупаем электронные билеты, например: Воркута - Владивосток и Владивосток - Воркута.
Оформляем электронную регистрацию, печатаем все бланки.
Потом “сдаем билеты”… оставляя на руках бумажные распечатки, которые со слов РЖД и Минтранса приравнены к документам строгой отчетности.
Далее мы едем в отпуск гораздо ближе или не едем вообще, а бухгалтерия обязана оплатить проезд по бумажкам Воркута-Владивосток-Воркута…

Или:
Едем в командировку плацкартом, а “бумажки” сдаем на купе…

Кто видел портянки РЖД - прекрасно понимают, что, кроме приведенных схем, эти “документы” можно легко подделать.

Вопрос:

  1. Как бухгалтеру проверить подлинность этих “документов”?
  2. Как проверить, что человек действительно ездил по указанному маршруту, а не сдал проездные “документы” после распечатки?
Вячеслав_Старухин
J_MoToR:

Как бухгалтеру проверить подлинность этих “документов”?

  1. Теоретически проверить можно, запросив данные по номеру билета. Они сохраняются в базе данных, откуда и распечатываются как в первый раз.

Этим летом, возвращаясь из командировки на Ямал через Воркуту, я впервые столкнулся с тем, что в авиакассе в аэропорте Воркуты не дали даже кассового чека на авиабилет.
Нынче всё только электронное.

  1. Если билет сдан и получены деньги, это должно сохраниться в базе данных.
Митричь
J_MoToR:

Вопрос:

  1. Как бухгалтеру проверить подлинность этих “документов”?
  2. Как проверить, что человек действительно ездил по указанному маршруту, а не сдал проездные “документы” после распечатки?

Схема древняя. В отпуск с Мурманска в Сочи через Владивосток на СВ ездил практически каждый + доп дни на проезд.
Зачем проверять? Чтоб прищучить сотрудников или самому съездить? Алгоритм действий будет разный.

J_MoToR
Вячеслав_Старухин:

Теоретически проверить можно, запросив данные по номеру билета

У кого? у РЖД? Дык, они на официальный запрос дают ответ - распечатка является документом… короче - посылают

Митричь:

Зачем проверять? Чтоб прищучить сотрудников или самому съездить?

Жена бух, им сейчас все дружно понесли “портянки”… люди разные… пока суть да дело, а потом на бухов первых же всех собак спустят - скажут: почему не запросили и не проверили?
А что и кого запрашивать и проверять?

Митричь:

В отпуск с Мурманска в Сочи через Владивосток на СВ ездил практически каждый

нет смысла - круче купе не оплатят (если иного нет в кол договоре)

Митричь
J_MoToR:

Жена бух, им сейчас все дружно понесли “портянки”… люди разные… пока суть да дело, а потом на бухов первых же всех собак спустят - скажут: почему не запросили и не проверили?
А что и кого запрашивать и проверять?

Проверка подлинности проездных документов в обязанность бухгалтера не входит.
Однако бухгалтер имеет право не принимать к оплате подозрительные документы. Я в таких случаях отдавал подозрительные заявления на оплату на резолюцию ген.директору или финансовому директору. Пусть у них голова болит. С авансовыми отчетами по командировкам также.

J_MoToR:

У кого? у РЖД? Дык, они на официальный запрос дают ответ - распечатка является документом… короче - посылают

Такого ответа вполне достаточно. Бухгалтер не частный детектив чтобы отслеживать передвижения сотрудников.
В случае подлога убытки взыскиваются в подотчетного лица, плюс статья уголовная за мошенничество.

Маэстро
J_MoToR:

У нас раз в два года оплачивается проезд в отпуск.

J_MoToR:

Жена бух, им сейчас все дружно понесли “портянки”… люди разные…

А какая разница руководству, куда я еду в отпуск? Если уж приняли такую схему социалки, извольте не сомневаться в “искренности” моих побуждений. Куда хочу, туда и еду. Либо - отменить, вообще, всякие льготы. Это как с пенсионными социальными картами, которые сейчас принялись изымать у тех, кто берет их у своих престарелых родственников с целью кататься нахаляву. Положено одному человеку ездить по карте? Один и ездит. По-большому счету, какая разница, кто этот человек? Может он ездит каждый день по делам того самого пенсионера, на чье имя выписана карта и ухаживает за ним? Надо ловить тех, кто ездит, вообще, без билета, а это - гораздо сложнее, как оказывается.

J_MoToR
Митричь:

Проверка подлинности проездных документов в обязанность бухгалтера не входит

конечно, а потом еще слушать “как ты могла такую хрень принять?”

Митричь:

Однако бухгалтер имеет право не принимать к оплате подозрительные документы

Бумажки, которые легко подделает ребенок - заранее вызывают подозрение…

Митричь:

В случае подлога убытки взыскиваются в подотчетного лица

Если нет возможности проверить - нет возможности и назвать подлогом…

Маэстро:

А какая разница руководству, куда я еду в отпуск?

Ни какой…
Речь совсем о другом.
Попробуйте сесть в поезд РЖД не показав билет (или его аналог) и паспорт - железка себя четко подстраховала… а ведь кажется, достаточно просто не иметь другого претендента на тоже самое место, что б ехать в поезде.

Маэстро
J_MoToR:

а ведь кажется, достаточно просто не иметь другого претендента на тоже самое место, что б ехать в поезде.

Нет, не так.😃 Отсутствие претендента на то же самое место, не является показателем того, что это место оплачено. Неважно кем. В случае с социальной картой, оно - ЗАВЕДОМО “оплачено”.

CrazyElk
J_MoToR:

Вопрос:

J_MoToR:

почему не запросили и не проверили?

Если правильно помню законодательство то ответы IMHO:

    1. Никак - это не обязанность бухгалтера. Его обязанность не установить достоверность, а проверить внешнюю подлинность. Если внешне документы и их содержание не вызывают значительных и очевидных сомнений - оплачивать. Выявление и пресечение случаев мошенничества не задача бухгалтерии.

Если в дополнение к основным обязанностям Бухгалера на данном предприятии к его обязанностям отнесены дополнительные функции (функции службы безопасности) это должно быть зафиксировано письмено и под подпись. И в этом случае есть/должна быть должностная инструкця - как проверять. Если ее нет см выше типовое решение - никак не проверять.

Кстати Из практических советов самый правильный IMHO дал Митричь.

Я в таких случаях отдавал подозрительные заявления на оплату на резолюцию ген.директору или финансовому директору.

Я бы только добавил что делать это, отдавать и получать подпись, должен тот кто представил “сомнительный” документ.

J_MoToR
Маэстро:

Нет, не так. Отсутствие претендента на то же самое место, не является показателем того, что это место оплачено. Неважно кем.

вы не сядете в поезд по “бумажке” без паспорта и без наличия распечатки у проводника с вашими данными - т.е. двойной контроль РЖД себе обеспечили.

CrazyElk:

Его обязанность не установить достоверность, а проверить внешнюю подлинность. Если внешне документы не вызывают сомнений - оплачивать. Выявление и пресечение случаев мошенничества не задача бухгалтерии.

в таком случае - чья это обязанность?

CrazyElk:

Кстати Из практических советов самый правильный IMHO дал Митричь.
" Я в таких случаях отдавал подозрительные заявления на оплату на резолюцию ген.директору или финансовому директору."
Я бы только добавил что делать это, отдавать и получать подпись, должен тот кто представил “сомнительный” документ.

К сожаления, жена не рядовой бух… а зам главного буха и курирует “направление” с которого как раз рядовые бухи и несут ей бумажки на утверждение 😦

Маэстро
J_MoToR:

К сожаления, жена не рядовой бух… а зам главного буха и курирует “направление” с которого как раз рядовые бухи и несут ей бумажки на утверждение 😦

Стало быть, и ответственность - больше, и денег должна зарабатывать больше:)
А как проверять…По каким стандартам… Вот пусть и согласует с более высоким руководством, а не вешает проблему на себя.

Митричь
J_MoToR:

К сожаления, жена не рядовой бух… а зам главного буха и курирует “направление” с которого как раз рядовые бухи и несут ей бумажки на утверждение

Задача многократно упрощается! Если есть подчиненные, то нужно назначить ответственного и написать соответствующую должностную инструкцию.
На самом деле при налоговой проверке никто заморачиваться не будет с проверкой подлинности и отправкой запросов в РЖД.

J_MoToR
Маэстро:

Вот пусть и согласует с более высоким руководством, а не вешает проблему на себя

Как раз, руководство и пытается на нее спихнуть…

Митричь:

Если есть подчиненные, то нужно назначить ответственного и написать соответствующую должностную инструкцию.

Все бы упростилось, если бы РЖД предоставляло возможность проконтролировать использование билета, т.е. не сдалили его раньше поездки.

CrazyElk
J_MoToR:

в таком случае - чья это обязанность?

Как раз, руководство и пытается на нее спихнуть…

По умолчанию НИЧЬЯ. Нет такой задачи и обязанности. Точно также как ничья обязанность контролировать подлинность автобусных билетов, чеков по покупкам и обоснованным расходам совершенных в процессе командировки.
По ним никто запросов не отправляет а правда человек проживал в гостинеце XXX в период с … по …
А вдруг он у друзей али “по бабам” ночевал “бесплатно”, а в отчет гостинцу липовую пихает чтобы бабки отломить.

Тут ровно тоже.

Собственно говоря для чего бухгалтерия вообще должна контролировать внешние признаки подлинности отчетных документов. Эти документы основание для списания в расходы предприятия и влияют на прибыль и налогооблагаемую базу. Если налоговая признает документ основанием для списания, ни бухгалтеру, ни руководителю нет особого резона придираться и контролировать сверх этого.

Когда у меня возникли проблемы с возмещением оплаты электронного билета по командировке. Бухгалтерия упиралась и не принимала распечатку требуя дополнительных доказательств подлинности билета и самого свершения факта покупки и поездки - что именно я купил, что я действительно ездил и т.д. и т.п…

В этой ситуации Я нашел и дал бухгалтерам - ссылки на официальное письмо с разъяснениями налоговой какие документы достаточны и должны приниматься “к оплате”. И поскольку в разъяснении никаких кассовых чеков, выписок с банковской карты, и прочих дополнительных обоснований которые хотела с меня бухгалтерия, не значилось, а наоборот писалось что поскольку и до тех пор пока бухгалтерия считает факт исполнения командировки достоверным то и ВСЕ сопутствующие и не противоречащие этому документы включая электронный билет должны считаться достоверными, если нет других фактов обоснованно ставящих это под сомнение. То моей бухгалтерии этого хватило чтобы оплатить все без дополнительных проверок - командировка подтверждалась командировочным удостоверением с печатями и подписями - остальное к нему пошло “прицепом”.

Факт отбывания отпуска достоверен - по умолчанию билеты к нему представленные достоверны - оплачивайте 😃.

Ссылку не дам давно было. Если дело только в обоснованности списания, то погуглите и проконсультируйтесь с местной налоговой - брать или не брать если не брать то на основании чего и почему.

Если собственникам “до жалости обидно”, а вдруг кто ухватил лишней тугрик соврамши - то это вопрос лояльности сотрудников и вопрос отдела безопасности, а не бухгалтерии.

Бухгалтерия может помочь отделу безопасности и передать им даные “подозрительных документов” для помощи в выявления нелояльных сотрудников склонных к обману компании - но выводить на чистую воду и проверять подлинность однозначно не их компетенция.

Даже если бы севис проверки использования билета у РЖД был бы, он был бы юридически ничтожен и обеспечивал не более чем еще один способ проверки - “внешней подлинности”. А это и без сервиса производится.

Как то так

J_MoToR

Ответ РЖД на вопрос в первом сообщении:

ОАО «РЖД»

ЕДИНЫЙ
ИНФОРМАЦИОННО-СЕРВИСНЫЙ
ЦЕНТР

Новая Басманная ул. 2, г. Москва, 107174
Тел.: 8(800) 775-00-00
(быстро, доступно, бесплатно, круглосуточно)
E-mail: info@rzd.ru, http://www.rzd.ru

В соответствии с Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 31.08.2011 г. №228 контрольный купон является документом строгой отчетности и применяется для осуществления расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон электронного билета без посадочного купона для проезда недействителен. Для получения посадочного купона пройдите электронную регистрацию на сайте или получите посадочный купон на бланке поездного документа в билетной кассе или терминале самообслуживания на территории Российской Федерации.

Обратите Ваше внимание, что на контрольном купоне отображается время его печати. Для предоставления контрольного купона в бухгалтерию необходимо его распечатать в тот день, когда Вы собираетесь его сдавать (время указывается в правом нижнем углу).

Так же обращаем Ваше внимание, что при возврате проездного документа в статусе электронного билета стоит – оформлен возврат.

Если Вам необходим проездной документ (билет) для отчетности, то рекомендуем Вам не пользоваться услугой электронная регистрация и для проезда в поезде получить посадочный купон на бланке проездного документа в билетной кассе или терминале самообслуживания на территории Российской Федерации. С режимом работы билетных касс можно ознакомиться в разделе “Пункты продаж билетов”.

J_MoToR

Переписка продолжается…

На мой вопрос о возможности подлога и отсутствии возможности контроля:

По заказам, оформленным на сайте до 14.06.12, в случае необходимости получения проездного документа (билета) пассажир, осуществивший поездку с использованием услуги электронной регистрации, может в течение 6 месяцев после отправления поезда со станции посадки пассажира (но не ранее чем через 12 часов после отправления поезда) обратиться с личным заявлением в соответствующее подразделение ОАО «РЖД», к которому относится станция отправления поезда. Адрес подразделения размещен в разделе «Куда обратиться с заявлением» на сайте ОАО «РЖД».
С 14 июня 2012 г. введена в действие новая форма электронного билета на поезда дальнего следования. В соответствии с Приказом Министерства транспорта РФ «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» от 31.03.2011 г. № 228 контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на жд транспорте), оформленный на сайте ОАО «РЖД» и уполномоченных агентств, является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организации и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и / или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

С уважением,
Елена Глухова,
ЕИСЦ ОАО «РЖД». Меняемся для Вас.

Еще партия.

от меня:

Елена, я тронут скоростью ответа…
но…
Или я не очень понятно пишу или у вас установка не давать прямого ответа.

Я могу купить билет, пройти электронную регистрацию, и распечатать две копии необходимых бумаг…
Одну сдать на оплату в организацию, а по другой осуществить возврат денег в РЖД (отказаться от проезда, сдать билет) - решение о проверке, вроде простое: распечатывать отчетные документы непосредственно перед сдачей документов и после использования права проезда (тут все понятно).

Суть вопроса: Отчетные документы легко подделать - всего-то внести пару исправлений (поменять дату, удалить информацию о возврате билета или поменять стоимость проезда).
Есть ли возможность проверить данные содержащиеся в распечатке?
Через автоматическую службу или при помощи запроса?
Поймите правильно - у людей появляется соблазн… и когда данные действия противоправны, но, не контролируемы - это буквально толкает людей на подлог.
С уважением, Олег

мне:

Уважаемый Олег!

Благодарим Вас за обращение в Единый Информационно-Сервисный Центр ОАО «РЖД».

Сотрудники ЕИСЦ не консультируют по данному вопросу.

С уважением,
Елена Глухова,
ЕИСЦ ОАО «РЖД». Меняемся для Вас.

и еще…

Уважаемая Елена!

В таком случае - прошу передать данную переписку людям полномочным консультировать по данным вопросам.
Или предоставить координаты данных людей для моего самостоятельного к ним обращения.

Заранее благодарен, Олег

Уважаемый Олег!

Благодарим Вас за обращение в Единый Информационно-Сервисный Центр ОАО «РЖД».

Письменный запрос в ОАО «РЖД» Вы можете направить на адрес 107174 г. Москва ул. Новая Басманная, дом 2.

С уважением,
Елена Глухова

Как то слились консультанты из РЖД по скользкой теме 😦

Musgravehill
J_MoToR:
  1. Как бухгалтеру проверить подлинность этих “документов”? 2) Как проверить, что человек действительно ездил по указанному маршруту, а не сдал проездные “документы” после распечатки?

Слава богу, что я не работаю в подобных конторах. Кто-то съездил Владивосток-Владикавказ-Владивосток, ему выделили ****** денег на оплату. Я остался дома - мне денег не выделили. Класс! “Перекур! А кто не курит - продолжает работать.” Может, лучше платить зарплату? Чтобы сотрудники сами решали, куда и сколько они потратят: хоть в СВ на спец.поезде как у Ким Чен Ир-а.

Митричь
Musgravehill:

Слава богу, что я не работаю в подобных конторах.

Славьте бога, что не живете на Крайнем Севере.
Там по КЗОТу оплата проезда положена, независимо от размера зарплаты.

J_MoToR
Musgravehill:

Слава богу, что я не работаю в подобных конторах

путаете теплое с мягким

Митричь:

по КЗОТу оплата проезда положена

Когда к нам приезжают гости из более южных регионов и попадают в хорошую погоду… первый вопрос - а за что вам северные надбавки платят?
Как им объяснить, что мы со своими надбавками получаем не больше, чем они?
Хорошо, когда гости приезжают в плохую погоду - у них нет глупых вопросов. 😃

По теме:
РЖД и Минтранс сотворили конкретную провокацию на совершение противоправных действий… Вопрос затрагивает не только проезд в отпуск, так же и поездки в командировки.
Одно дело мудрить с печатями, бланками и т.д. (привлекая “лишних” людей, тратя деньги…), другое - цифирь поменять на бумажке (примитивный уровень фотошопа).
И ведь, получается, проверить не могут.

Маэстро
Митричь:

Там по КЗОТу оплата проезда положена, независимо от размера зарплаты.

А если я никуда не еду? Просто провожу свой отпуск дома? Вот человек и говорит.

Musgravehill:

Я остался дома - мне денег не выделили. Класс!

Делать нужно так. Хочешь уехать - получи оплату проезда. Сидишь дома - получи “сухой паек” в виде живых денег.

Митричь
Маэстро:

А если я никуда не еду? Просто провожу свой отпуск дома? Вот человек и говорит.

Компенсация не предусмотрена. Но выезжать на юг обязательно надо раз в два года хотябы.

J_MoToR:

Когда к нам приезжают гости из более южных регионов и попадают в хорошую погоду… первый вопрос - а за что вам северные надбавки платят?

Вот так Хрущев в Мурманск на день рыбака приехал и срубил половину полярок . Хотя день рыбака по моим наблюдениям один из немногих теплых дней в году.

Musgravehill
Маэстро:

Делать нужно так. Хочешь уехать - получи оплату проезда. Сидишь дома - получи “сухой паек” в виде живых денег.

Вот! Каждому на отпуск дают ***** рублей. Хочешь - потрать на путешествие, хочешь - баню обшей вагонкой или жене шубу купи. Тогда честно и справедливо. И работники друг на друга не копят злобу “Василий к тетке в Геленджик съездил на море бесплатно, а у меня родственников нет - получил хрен и дома просидел”. Заодно, пропадет смысл подделывать билеты! Люди не от сладкой жизни изголяются, выкручиваются с билетами…

Митричь
Musgravehill:

И работники друг на друга не копят злобу “Василий к тетке в Геленджик съездил на море бесплатно, а у меня родственников нет - получил хрен и дома просидел”. Заодно, пропадет смысл подделывать билеты! Люди не от сладкой жизни изголяются, выкручиваются с билетами…

А вот и нет. После полярной ночи в тундре куда угодно, хоть в крым, хоть в египет, да и в Ярославль очень даже хорошо. За свой счет или нахаляву лишь бы выехать на пару тройку недель, иначе следующую ночь пережить очень тяжело.
А с билетами мухлевали и в наилучшие времена.

CrazyElk

Делать нужно так.

Это к думе КЗОТ менять.

Вот! Каждому на отпуск дают ***** рублей.

Смысл оплаты билетов вовсе не в социальной справедливости в виде выделения всем материальных благ поровну. Смысл в побуждении заняться в укреплением своего здоровья работником. В частности путем обеспечения доступности мест полноценного отдыха людям длительно работающим в не в самых “нормальных” условиях. Не хочешь отдыхать - нет денег. Деньги целевые - на отдых, а не на вагонку. И это “справедливо”. Вагонка здоровье укрепляет слабо в отличии от отпуска, после “вагонки” еще и на больничный тратится.

А то что “талоны на хлеб” народ “на водку” порой рвется поменять это и при сладкой и при не сладкой будет - от человека зависит.

J_MoToR
Musgravehill:

Вот! Каждому на отпуск дают ***** рублей

дают - называется отпускные… оплата за 52 дня простым смертным, 82 дня - шахтерам по среднему.

Митричь:

Вот так Хрущев в Мурманск на день рыбака приехал и срубил половину полярок

А у нас в свое время Рыжков приехал и попал в хорошую трехдневную пургу, застрял в автобусе между шахтами, через пару часов их только вездеходами нашли - после этого от нас отстали со свякими “срезаниями”

Musgravehill:

Люди не от сладкой жизни изголяются, выкручиваются с билетами…

поверьте опыту - большинство мухлежей приходится на вполне обеспеченных людей.

Митричь:

А с билетами мухлевали и в наилучшие времена

Да, брали билеты (тогда еще без фамилий) у проводников и выдавали за свои

CrazyElk:

Смысл оплаты билетов вовсе не в социальной справедливости в виде выделения всем материальных благ поровну. Смысл в побуждении заняться в укреплением своего здоровья работником.

Вот, как раз по медицинским показаниям - раз в два года (минимум) надо выезжать туда, где солнце почаще светит